Pranešimas apie duomenų apsaugą virtualiesiems susitikimams ir susirinkimams/Data protection notice for online meetings

May 31, 2023 1:41 PM

LT		EN
Toliau pateikiama informacija apie asmens duomenų tvarkymą naudojant tokius įrankius kaip „Zoom“, „Microsoft Teams“,  „WebEx“ ar kitus.		Below you will find information about the processing of personal data when using tools like Zoom, Microsoft Teams, WebEx or others.
Duomenų valdytojas		Data controller
Duomenų valdytojas tais atvejais, kai duomenų tvarkymas susijęs su tiesioginiu „virtualiųjų susitikimų / susirinkimų“ vykdymu yra Viešoji įstaiga Inovacijų agentūra.		The Controller for the data processing that pertains to the direct execution of “online meetings” is the Innovation Agency Lithuania.
N.B.: Kai lankotės paslaugos teikėjo interneto svetainėje, atitinkamo įrankio teikėjas ir yra duomenų valdytojas. Apsilankymo interneto svetainėje reikia tik programėlei ar programai atsisiųsti.		N.B.: If you visit the website of the service provider, the provider of the respective tool is the data controller. The visit to the website is solely required to download the app or a program.
Duomenų tvarkymo tikslas ir apimtis		Purpose and scope of the processing
Konferenciniams skambučiams, virtualiesiems susitikimams / susirinkimams, vaizdo konferencijoms ir (arba) internetiniams seminarams (toliau vadinamiems virtualiaisiais susitikimais / susirinkimais) rengti mes naudojame vaizdo konferencijų sistemas („Zoom“, „Microsoft Teams“, „WebEx“ ar kitą). Jei norėsime virtualųjį susitikimą / susirinkimą įrašyti, mes jus iš anksto apie tai aiškiai informuosime ir gausime jūsų sutikimą, jei to reikia. Jei susitikimas / susirinkimas įrašinėjamas, tai matyti atitinkamame įrankyje.		We use video conference systems (Zoom, Microsoft Teams, WebEx or another system) to hold conference calls, online meetings, video conferences and/or webinars (hereinafter “online meetings“). If we want to record an online meeting, we will inform you in a transparent way accordingly in advance and if required obtain your consent. If a meeting is recorded it is visible in the respective tool.
„Zoom“ yra paslauga, teikiama Zoom Video Communications, Inc., kurios būstinė yra Jungtinėse Amerikos Valstijose		“Zoom” is a service of the Zoom Video Communications, Inc., with its headquarters in the USA.
„WebEx“ yra paslauga, teikiama Cisco Systems, Inc., kurios būstinė yra Jungtinėse Amerikos Valstijose.		“WebEx” is a service of the Cisco Systems, Inc., with its headquarters in the USA.
„Microsoft Teams“ yra paslauga, teikiama Microsoft Corporation, Inc., kurios būstinė yra Jungtinėse Amerikos Valstijose.		“Microsoft Teams” is a service of the Microsoft Corporation, Inc., with its headquarters in the USA.
Papildyti, jeigu naudojamos kitos sistemos.		This should be supplemented if other systems are used.
Automatizuotas sprendimų priėmimas BDAR 22 str. prasme netaikomas.		Automated decision making in the meaning of Art. 22 GDPR is not performed.
Duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai		Legal bases of processing
Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas, kai virtualusis susitikimas / susirinkimas vyksta esant sutartiniams santykiams (pvz., personalo narių, dėl iš išorės finansuojamų projektų) yra BDAR 6 (1 )(b) straipsnis.		The legal basis of processing, when the online meeting is held in the framework of a contractual relationship (e.g.: staff-members, externally funded projects) is Art. 6 (1 )(b) GDPR.
Be to, taip pat ir visiems virtualiesiems susitikimams / susirinkimams, vykstantiems nesant sutartinių santykių, galioja duomenų tvarkymo teisinis pagrindas pagal BDAR 6(1)(f) straipsnį (mūsų teisėtas interesas). Mūsų teisėtas interesas yra efektyvus virtualiųjų susitikimų / susirinkimų vykdymas.		Additionally, and for all online meetings without a contractual relationship the legal basis of processing is Art. 6(1)(f) GDPR (our legitimate interest). Our legitimate interest is the effective execution of online meetings.
Kokie duomenys yra tvarkomi?		What data is being processed?
Naudojant kurį nors vieną iš šių įrankių tvarkomi skirtingi duomenų rinkiniai. Tvarkomų duomenų kiekis taip pat priklauso nuo to, kokius duomenis pateikiate prieš susitikimą / susirinkimą ir jau dalyvaudami jame.		When using one of the tools different sets of data are being processed. The amount of data being processed also depends on what data you provide before and while attending the meeting.
Tvarkomi šie asmens duomenys:		The following personal data is being processed:
Informacija apie dalyvius: vardas, pavardė, telefono numeris (nebūtina), elektroninio pašto adresas (nebūtina), slaptažodis (jei nesinaudojama bendrąja registracija), profilio nuotrauka (nebūtina), skyrius (nebūtina). Susitikimo / susitikimo / susirinkimo metaduomenys: tema, aprašymas (nebūtina), dalyvių IP adresai, įrenginio / kompiuterinės techninės įrangos informacija, vaizdo konferencijos pradžios ir pabaigos laikas. Įrašai (nebūtina): Failai su visa virtualiojo susitikimo / susirinkimo vaizdo, garso ir prezentacijų informacija. Jei norėsime įrašyti virtualųjį susitikimą / susirinkimą, mes jus iš anksto apie tai aiškiai informuosime ir gausime jūsų sutikimą, jei to reikia. Jei jungiamasi telefonu: informacija apie telefono, kuriuo skambinama ir kuriam skambinama, numerį, valstybės pavadinimas, pradžios ir pabaigos laikas. Teksto duomenys: Virtualiajame susitikime / susirinkime jums gali būti prieinamos susirašinėjimo (angl. chat), klausimų pateikimo ir apklausų (angl. survey) funkcijos. Jūsų parašyti tekstai bus tvarkomi norint juos parodyti per virtualųjį susitikimą / susirinkimą ir (išimtinais atvejais) užfiksuoti juos žurnaluose tolesniam virtualiojo susitikimo / susirinkimo tvarkymui. Jei norėsime išsaugoti duomenis tolesniam tvarkymui, mes jus iš anksto apie tai aiškiai informuosime ir gausime jūsų sutikimą, jei to reikia.		Information about the participants. first name, last name, phone number (optional), e-mail address (optional), password (if single sign-on is not used), profile picture (optional), department (optional). Meeting metadata: subject, description (optional), participant IP addresses, device/hardware information, start and end time of the videoconference. Recordings (optional): Files with all video, audio, and presentation information of the online meeting. If we would like to record an online meeting, we will inform you beforehand in a transparent way and ask for your consent, if necessary. When dialling in with a phone: information about the incoming and outgoing telephone number, country name, start and end time. Text data: You may have the option to use chat, question, and survey functions in an online meeting. The texts you have entered will be processed in order to display them during the online meeting and, in exceptional cases, also to log them for further processing of the online meeting. If we would like to store text data for further processing, we will inform you beforehand with all transparency required and ask for your consent, if necessary.
Jei dalyvausite virtualiuosiuose susitikimuose / susirinkimuose, paslaugos teikėjas kaups susijusius duomenis (susitikimo / susirinkimo metaduomenis; prisijungimo telefonu duomenis; internetiniuose seminaruose pateiktus klausimus ir atsakymus, jei tokių bus; apklausos funkciją internetiniuose seminaruose).		If you participate in online meetings, the provider of service will store the related data (meeting metadata; data for phone dial-in; questions and answers in webinars, if any; survey function in webinars).
Automatizuotas sprendimų priėmimas pagal BDAR 22 str. netaikomas.		Automated decision-making according to Art. 22 GDPR is not used.
Norėdami dalyvauti virtualiajame susitikime / susirinkime, privalote nurodyti bent jau vardą ar pavardę.		To participate in an online meeting you must at least provide a name.
Trečiosios šalys duomenų gavėjai		Third party recipients
Virtualiuosiuose susitikimuose / susirinkimuose tvarkomi asmens duomenys iš principo neperduodami trečiosioms šalims, nebent informacijos paskirtis yra ja dalytis. Atkreipkite dėmesį, kad virtualiuosiuose susitikimuose / susirinkimuose neretai dalijamasi informacija, kuri skirta trečiosioms šalims, todėl ji ir yra perduodama (pvz., virtualiajame susitikime / susirinkime priimtas sprendimas turi būti perduotas kolegoms).		Personal data that is being processed in online meetings are in principle not transmitted to third parties unless the purpose of the information is to be shared. Please note that information shared in online meetings are often intended to be communicated to third parties and are therefore transmitted. (e. g. decision taken in an online meeting to be shared with colleagues).
Papildomi gavėjai: „Zoom“, „WebEx“, „Teams“ ar kitų sistemų paslaugų teikėjai pirmiau nurodytą informaciją gauna tokia apimtimi, kuria ji reikalinga, ir kaip nurodyta duomenų tvarkymo sutartyje.		Additional Recipients: The providers of Zoom, WebEx, Teams or other systems receive the information stated above as far as necessary and as outlined in the data processing agreement.
Duomenų tvarkymas už Europos Sąjungos ribų		Data processing outside the European Union
„Zoom“ ir „WebEx“ paslaugas teikia paslaugų teikėjai iš Jungtinių Valstijų. Vadinasi, asmens duomenys taip pat tvarkomi už ES ribų.		Zoom and WebEx are a services provided by a providers in the USA. This means that personal data are also processed outside the EU.
„Microsoft Teams“ paslaugą teikia paslaugų teikėjas iš Jungtinių Valstijų. Tačiau mes konfigūravome „Teams“ taip, kad duomenų srautai per virtualiuosius susitikimus / susirinkimus būtų saugomi ir tvarkomi tik Europos Sąjungoje.		Microsoft Teams is a service provided by provider in the USA. However, we configured Teams in such a way that the data traffic during online meetings is stored and processed within the EU only.
Mes konfigūravome „Zoom“ ir „WebEx“ taip, kad duomenų srautai per virtualiuosius susitikimus / susirinkimus (pvz., vaizdas, garsas, turinys) būtų saugomi ir tvarkomi Europos Sąjungoje.  Susitikimo / susirinkimo metaduomenys taip pat tvarkomi už ES ribų, konkrečiai Jungtinėse Valstijose esančiuose serveriuose. Su „Zoom“ ir „WebEx“ esame sudarę užsakymų tvarkymo sutartį, atitinkančią BDAR 28 straipsnį.		We have configured Zoom and WebEx in such a way that the data traffic during online meetings (e.g., image, sound, content) is stored and processed within the EU.  The metadata of the meeting are also processed outside the EU, in particular on US servers. We have concluded an order processing agreement with Zoom and WebEx that complies with the regulations of Art. 28 GDPR.
Siekdami užtikrinti tinkamą duomenų apsaugos lygį, t. y. Europos standartui prilygstantį lygį, susitarėme dėl ES standartinių sutarčių sąlygų ir įgyvendinome technines saugumo priemones.  Yra atskiri slaptažodžiais apsaugoti susitikimų / susirinkimų kambariai, prieiga prie kurių kontroliuojama, per susitikimus / susirinkimus sugeneruotiems duomenims tvarkyti galima pasirinkti paslaugos teikėjo duomenų tvarkymo centrus Europoje, o visų duomenų srautų perdavimas nuo pradžios iki pabaigos šifruojamas (angl. end-to-end transport encryption).		To ensure an appropriate level of data protection, i.e., a level comparable to the European standard, we have agreed on the EU standard contractual clauses and implemented technical security measures. These are in particular password-protected meeting rooms with controlled access, the selection of the provider’s European data processing centers for storing the data generated in meetings, and end-to-end transport encryption of all data traffic.
Duomenų saugojimo trukmė		Duration of the data storage
Pirmiau nurodyti duomenys bus tvarkomi, kol jų reikės virtualiesiems susitikimams / susirinkimams vykdyti ir susijusioms paslaugoms teikti.		The data mentioned above will be processed for as long as it is necessary to perform the online meetings and related services.
Su ryšiais susiję metaduomenys bus ištrinti, kai jų nebereikės saugoti tam, kad būtų suteikta ar palaikoma paslauga.		Communication-related metadata will be deleted as soon as storage is no longer required in order to provide or maintain the service.
Įrašymo atveju garso ir vaizdo perdavimo duomenys, taip pat (pasirinktinai) susirašinėjimo žinučių, klausimų ar apklausos funkcijų duomenys yra išsaugomi ir laikomi susitikimui / susirinkimui pasibaigus. Paslaugos teikėjo debesų serveriuose saugomi įrašai automatiškai ištrinami praėjus ne daugiau kaip 30 (trisdešimt) dienų. <Duomenų valdytojo> vietinėse sistemose kaupiami duomenys bus saugomi tik atitinkamam tikslui įgyvendinti ir tik, kol jis bus įgyvendintas. Iš paslaugos teikėjo ataskaitų ir rezultatų suvestinių (angl. Dashboard)) duomenys ištrinami po 12 (dvylikos) mėnesių.		In case of a recording, the data of the audio and video transmission as well as optionally the messages in the chat, question, or survey function, are stored and remain stored beyond the duration of the meeting. The recordings stored on the provider's cloud servers are automatically deleted after thirty (30) days at the latest. Data stored on local systems of <controller> will only be stored in order to and as long as it is necessary to fulfil the respective purpose. Data in reports and on the dashboard of the provider will be deleted after twelve (12) months.
Paslaugų teikėjai saugos jūsų duomenys, kol jų reikės pirmiau išvardytiems tikslams.		Service providers will store your data only as long as this is required for the purposes mentioned above.
Duomenų apsaugos pareigūnas		Data protection officer
Jei kyla bet kokių klausimų, kreipkitės į Inovacijos agentūros duomenų apsaugos pareigūną elektroniniu paštu [email protected].		For any questions you can reach the data protection officer of Innovation Agency Lithuania at mail [email protected]
Išsamesnę informaciją apie duomenų privatumą ir savo teises rasite mūsų duomenų privatumo politikoje.		For more information on data privacy and your rights, please see our data privacy policy.